配送中の紛失・破損時に使える英語フレーズ集 - アラウンド・ザ・ワールド株式会社

～トラブル時こそ信頼を勝ち取るチャンス～

海外との取引で避けられないのが「輸送中のトラブル」。
製品の紛失、破損、箱の中身が不足している…といった問題が発生したとき、どのように英語で対応すればいいのでしょうか？

ここでは、相手に誠意が伝わる、そして実務にすぐ使える英語フレーズをシチュエーション別にご紹介します。

【1】配送中の破損を報告されたとき

バイヤーから「商品が破損して届いた」と連絡が来た場合、まずは謝罪し、状況の確認と代替品の手配について伝えるのが基本です。

使えるフレーズ：

🔹 We sincerely apologize for the damage during shipping.
（配送中の破損について、心よりお詫び申し上げます。）

🔹 Could you please share photos of the damaged item and packaging?
（破損した商品と梱包の写真を送っていただけますか？）

🔹 We will send a replacement as soon as possible.
（できるだけ早く代替品をお送りします。）

🔹 We are currently investigating the cause with the shipping company.
（現在、配送会社と原因を調査中です。）

追跡番号を提示し、同時に調査中であること、必要であれば再発送の可能性があることを伝えます。

使えるフレーズ：

🔹 We’re sorry to hear that the package hasn’t arrived.
（商品が届いていないとのこと、申し訳ありません。）

🔹 According to the tracking information, the package was marked as delivered on [date].
（追跡情報によると、[日付]に配達済みと記録されています。）

🔹 We are contacting the shipping carrier to investigate this issue.
（配送業者に確認中です。）

🔹 If the package is confirmed lost, we will arrange a reshipment or a refund.
（紛失が確認された場合は、再発送または返金に対応いたします。）

一部商品が入っていない、注文と違うものが届いたなどのクレームには、落ち着いて状況を確認し、誤配送を認めた場合は迅速に対応しましょう。

使えるフレーズ：

🔹 Thank you for bringing this to our attention.
（ご連絡ありがとうございます。）

🔹 We apologize for the missing/wrong item in your order.
（ご注文内容に不足／誤りがあったことをお詫びいたします。）

🔹 We will send the correct item immediately at no additional cost.
（正しい商品を追加費用なしで即発送いたします。）

🔹 Could you please confirm if the outer box was sealed upon arrival?
（商品到着時、外箱は封がされていましたか？）

輸送中の保険や補償について説明が必要な場合もあります。冷静かつ丁寧に、どのようにカバーされるのかを伝えましょう。

使えるフレーズ：

🔹 The shipment was insured, and we will file a claim with the courier.
（この配送には保険がかけられており、運送会社に補償請求を行います。）

🔹 Once the claim is approved, we will proceed with a refund or replacement.
（請求が承認され次第、返金または代替品の手配をいたします。）

🔹 We appreciate your patience while we resolve this matter.
（対応完了まで少々お待ちいただきますようお願いいたします。）

トラブルの後でも、「この会社は真摯に対応してくれる」と感じてもらえれば、むしろ信頼が深まることもあります。

一言添えるだけで印象アップ：

🔹 We value our relationship and are committed to resolving this issue to your satisfaction.
（お客様との関係を大切にしており、ご満足いただける解決に尽力します。）

🔹 Thank you for your understanding and continued support.
（ご理解と変わらぬご支援に感謝申し上げます。）

配送トラブルは避けられませんが、その対応次第で顧客との信頼関係は大きく変わります。
大切なのは、スピード・誠意・明確な行動。今回のフレーズ集をぜひ活用し、海外バイヤーに「この会社なら安心」と思ってもらえる対応を目指しましょう。

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